Wo finde ich das jetzt? – Wie Enterprise Search zum Überlebensfaktor bei der Unternehmensnachfolge wird

Alteingesessene Strukturen, ein solider Kundenstamm, zuverlässige Geschäftspartner – es gibt viele Gründe, die dafürsprechen, die Übernahme eines bestehenden Unternehmens der Neugründung vorzuziehen. Doch mit der Übernahme kommen auch neue Herausforderungen: Schnell den Überblick über sämtliche Dokumente und Informationen zu gewinnen, kann sich als unerwartet komplex erweisen.

Komplexe Datenstrukturen als Problem in der Unternehmensnachfolge

Als Thomas Kern* das mittelständische Unternehmen von seinem Vater übernahm, dachte er, die größten Herausforderungen würden in der Marktanpassung und Produktweiterentwicklung liegen. Doch schon bald wurde klar, dass der Alltag viele unerwartete Fragen bereithielt – und die Suche nach Antworten mehr Zeit und Nerven kostete, als ihm lieb war. So meldete sich ein langjähriger Kunde wegen eines Garantiefalls von vor fünf Jahren, ein anderer brauchte eine Kopie der Rechnung. Doch die war in einem Wust digitaler Ordner und verstreuter Systeme verschollen. „Wo finde ich das jetzt?“ – das war die Frage, die bald zum unliebsamen Begleiter von Thomas wurde.

Nicht nur der Garantiefall, sondern auch zahlreiche Anfragen der Mitarbeiter und rechtliche Anforderungen erforderten einen schnellen und verlässlichen Zugriff auf vergangene Geschäftsdaten. Ohne klare Struktur und Zugriffsmöglichkeit riskierte Thomas, rechtliche Vorgaben zu übersehen und wertvolle Kundenbeziehungen zu gefährden.

Enterprise Search als Rettung in der Datenflut

Für Unternehmer wie Kern, die eine bereits bestehende Firma übernehmen, kann eine zuverlässige Suchlösung essenziel sein. Eine solche Enterprise Search-Lösung ermöglicht den schnellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente und das im Unternehmen gesammelte Wissen – von Rechnungen über Verträge bis hin zu E-Mails. Damit können Garantiefälle oder Buchhaltungsfragen umgehend bearbeitet werden, in der Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Kunden oder Behörden gibt es keinen Informationsverlust. Das ist besonders in der Anfangszeit einer Übernahme entscheidend, um sich in die bestehenden Prozesse einzufinden. Denn Unternehmen, die über Jahrzehnte gewachsen sind, verfügen meist über komplexe Ablagesysteme und interne Strukturen, die es schnell zu durchschauen gilt, um die Arbeit effizient zu gestalten.

„Gerade in den ersten Monaten nach einer Übernahme sind es oft die kleinen, unerwarteten Anfragen, die neuen Unternehmern Kopfzerbrechen bereiten“, erklärt Christoph Wendl, CEO eines führenden Unternehmens im Bereich Enterprise Search. „Eine zuverlässige Suchlösung unterstützt die neuen Inhaber dabei, Zeit zu sparen und sich auf die Kernaufgaben zu konzentrieren.“

Kontinuität der Geschäftsentwicklung sicherstellen

Ein reibungsloser Übergang ist das Ziel jeder erfolgreichen Unternehmensnachfolge. Durch den schnellen Zugriff auf historische Daten und laufende Projekte wird sichergestellt, dass ein nahtloser Übergang bei allen Aufgaben der Unternehmensführung gewährleistet ist. Wichtige Informationen gehen nicht verloren, und die neuen Führungskräfte können auf vorhandene Daten aufbauen. Eine Enterprise Search-Lösung bietet nicht nur einen einfacheren Zugang zu Dokumenten, sondern auch wertvolle Einblicke in bestehende Geschäftsprozesse. Ein besseres Verständnis für die internen Abläufe erleichtert das Treffen gezielter Entscheidungen. Dies ist besonders wichtig, um bestehende Prozesse zu optimieren oder neu auszurichten.

Schnelle Reaktion auf rechtliche Anforderungen

Neben den operativen Vorteilen erfüllt eine Enterprise Search-Lösung auch zentrale rechtliche Funktionen. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in Österreich verlangen beispielsweise, dass Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen mindestens sieben Jahre, teils sogar zehn Jahre, verfügbar sein müssen. Die Fähigkeit, solche Dokumente schnell und präzise abzurufen, ist unerlässlich, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und den Geschäftsbetrieb rechtssicher zu gestalten.

Für Kern bedeutete das, dass er sich nicht nur um Kundenanfragen, sondern auch um etwaige DSGVO-Anfragen kümmern musste. Gerade bei B2C-Unternehmen können Kunden jederzeit Auskunft über ihre gespeicherten Daten verlangen, und neue Inhaber müssen sicherstellen, dass diese Daten verfügbar sind. Eine moderne Enterprise Search-Lösung ermöglicht es, alle relevanten Daten, auch solche aus alten Archiven, effizient und DSGVO-konform abzurufen und bereitzustellen.

Ein solider Start in die neue Rolle

Für viele neue Unternehmer stellt sich die Frage, welche Investitionen für eine erfolgreiche Unternehmensnachfolge essenziell sind. Eine Enterprise Search-Lösung bietet ihnen die Sicherheit, jederzeit auf alle wichtigen Dokumente und Informationen zugreifen zu können – und so den Übergang in die neue Verantwortung erfolgreich zu meistern.

„Mit einer durchdachten Suchlösung legen neue Unternehmensleiter eine stabile Basis für den zukünftigen Geschäftserfolg. Sie sparen nicht nur wertvolle Zeit, sondern stärken auch das Vertrauen der Kunden in ihre Kompetenz und erfüllen problemlos ihre gesetzlichen Pflichten,“ so Wendl weiter.

Ein Lösungsweg für die Unternehmensnachfolge

Thomas Kern fand schließlich eine Lösung, die seine Arbeit erheblich erleichterte: die Enterprise Search-Lösung searchit. Durch die leistungsfähigen Suchfunktionen konnte er jederzeit auf alle relevanten Dokumente zugreifen – ein entscheidender Vorteil, der ihm die nötige Sicherheit und den Freiraum gab, um sich voll und ganz darauf zu konzentrieren, die Entwicklung des Unternehmens voranzutreiben.

*Name vom Herausgeber geändert