Mehraufwand durch DSGVO-Auskünfte im Unternehmen vermeiden

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Enterprise Search Software searchIT reduziert Arbeitsaufwand durch automatisierte rechtskonforme Berichte

Vor zweieinhalb Jahren trat die Europäische Datenschutzgrundverordnung in Kraft – und sorgte schon im Vorfeld für ein Mehr an administrativem Aufwand in europäischen Unternehmen. Wer glaubt, mit dem Inkrafttreten der Datenschutzrichtlinie war es dann auch mit der Mehrarbeit vorbei, täuscht sich. So haben mehr als 70% der in einer aktuellen Umfrage von Statista befragten deutschen Unternehmen angegeben, dass ihnen die DSGVO in diesem Zeitraum einen deutlichen Mehraufwand eingebracht hätte. Ein Ende dieses Aufwands sei für die Befragten bis auf weiteres nicht absehbar.

„Wir konnten auch bei österreichischen Unternehmen aufgrund zahlreicher Anfragen bereits vor mehr als einem Jahr einen deutlichen Trend nach oben bei der für die Abwicklung von Datenschutzauskünften nötigen Arbeitszeit erkennen,“ berichtet Christoph Wendl, CEO des Wiener IT Unternehmens Iphos IT Solutions und Entwickler der innovativen Enterprise Search Software searchIT. „Um hier Abhilfe zu schaffen, haben wir unsere unternehmensinterne Suchmaschine searchIT mit einem DSGVO-Plugin ausgestattet, das genau hier ansetzt – und eine deutliche Reduktion der für die Bearbeitung von Datenschutzauskünften, Lösch- und Berichtigungsanträgen nötigen Zeit bringt.“

Lückenloses Erfassen personenbezogener Daten in allen Unternehmensquellen

Einer der Kernpunkte der DSGVO war und ist das Auskunftsrecht sowie das Recht auf Vergessen. Das bedeutet, dass Unternehmen betroffenen Personen auf Wunsch lückenlos Auskunft darüber geben müssen, welche Daten sie zu welchem Zweck gespeichert haben. Auf Verlangen müssen diese berichtigt oder auch aus allen Instanzen gelöscht werden – und all das innerhalb einer relativ knappen Frist. „Im Unternehmensalltag zeigt sich, dass diese Daten über diverse Systeme im Unternehmen verteilt sind- vom CRM über die Buchhaltung, Wikis, Datenbanken diverse File- und Mailserver. Nicht vergessen werden sollte auch die diversen Sicherungsdateien und – was oft übersehen wird – Autosave-Kopien und noch auslesbare Fragmente zwischengespeicherter Dateien in den normalerweise ausgeblendeten und damit nicht sichtbaren AppData Ordnern auf Windows-Systemen,“ weiß Wendl aus dem Unternehmensalltag zu berichten. „Gleichzeitig müssen die durchgeführten Lösch- und Änderungsanträge auch dokumentiert werden. Alles in allem handelt es sich dabei um ausgesprochen zeit- und damit kostenaufwändige Tätigkeiten, die Ressourcen aus dem Kerngeschäft abziehen.“

Enterprise Search Software für schnelle Erstellung rechtskonformer Berichte

Die Enterprise Search Software searchIT schafft hier über ein spezielles DSGVO-Plugin Abhilfe: Wird ein Unternehmen mit einem Auskunftsbegehren konfrontiert, werden lückenlos alle angebundenen Quellen im Unternehmen durchsucht. Die in den Datenbanken, Mail- und Fileservern, Websites, Intranet, etc. gefundenen Einträge können anschließend auf Knopfdruck in einem rechtskonformen Report ausgegeben werden. „Damit sparen Unternehmen nicht nur Zeit beim Suchaufwand und Zusammenstellen des Berichts für die Datenschutzauskunft, sie haben auch die Sicherheit, dass tatsächlich alle Quellen nach den gewünschten Daten durchsucht wurden,“ so Wendl weiter.

Dokumentation von Speicher- und Löschstrategien

Ein weiteres Ziel der EU-DSGVO war es, personenbezogene Daten gerade so lange wie absolut nötig aufzubewahren. Das DSGVO-Plugin sorgt durch automatisierte Löschvorschläge für „abgelaufene“ personenbezogene Daten dafür, dass dieser Rahmen nicht überschritten wird und Fristen eingehalten werden. „Über die protokollierten Löschanfragen wird durch das Vier-Augen-Prinzip und intelligente Routinen verhindert, dass Daten versehentlich gelöscht oder geändert werden. Über quellenübergreifende automatisierte Aufzeichnung von Änderungen (Historien-Funktion) kann Einsicht in die gelöschten Datensätze samt Zusatzinfos (z.B. Löschgründe) genommen werden – die abgearbeiteten Lösch- und Änderungsanträge sind somit ordnungsgemäß protokolliert,“ so Wendl abschließend.