Kostenreduktion durch Enterprise Search Software für Rechtsanwälte

„Unsere Kunden sind oft damit konfrontiert, dass ihnen Mandanten einen Datenträger mit zigtausenden, ja sogar Millionen von Dokumenten und E-Mails überreichen, die dann nach bestimmten Kriterien durchsucht werden müssen,“ erklärt Christoph Wendl, CEO des Wiener IT-Unternehmens Iphos IT Solutions, das mit searchit law edition eine innovative Enterprise Search Software speziell für Rechtsanwälte und Juristen geschaffen hat. „Herkömmliche Softwarelösungen – so sie denn überhaupt eine Volltextsuche anbieten – kommen mit einer derartigen unstrukturierten Datenmenge einfach nicht zurecht,“ so Wendl weiter.

Volltextsuche für unstrukturierte Datensammlungen und E-Mail-Archive

Egal ob es sich um vom Klienten gelieferte Mandanten-Informationen in Form von Dokumenten oder E-Mail-Archiven, Prozess- oder Gerichtsakten handelt – searchit law edition ermöglicht es, diese präzise und schnell zu durchsuchen. Die automatische Texterkennung (OCR) sorgt dafür, dass auch Text aus Scans oder Fotos in die Suche eingeschlossen wird. Mittels künstlicher Intelligenz können automatisiert Themen in den Datenarchiven erkannt und extrahiert werden. Auch eine automatisierte Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten zu vorgegebenen Kategorien trägt dazu bei, diese großen Dokumentenmengen einfach durchsuchen und strukturieren zu können. Erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse sind so vorprogrammiert.

„Unsere Kunden schätzen vor allem die Möglichkeit, auch Mandanten-E-Mail-Archive, sogenannte pst-Dateien, mittels Volltextsuche durchsuchen zu können. Denn gerade für Rechtsanwaltskanzleien bringt dies eine deutliche Zeitersparnis,“ berichtet Wendl aus Erfahrung.

Umfangreiche Features für zielgerichtetes Daten-Management

Neben der schnellen, KI-gestützten Volltextsuche bietet die in Österreich entwickelte Suchsoftware auch weitere Features, die in der täglichen Arbeit von Rechtsanwälten vorteilhaft sind. Kontextabhängige grafische Filter erleichtern die intuitive Auswahl der passenden Suchergebnisse und können für wiederkehrende Suchen gespeichert werden. Kommen im Verlauf eines Prozesses neue Akten hinzu, die nach den gleichen Kriterien durchsucht und zugeordnet werden müssen, ist nur mehr ein Knopfdruck nötig und die Daten sind verfügbar.

„Im Gegensatz zu reinen Dokumentenmanagement-Systemen verfügt searchit law edition über zwei weitere Features, die in Rechtsanwaltskanzleien gerne genutzt werden,“ erklärt Wendl. „Neben der automatisierten Klassifizierung von Dokumenten können auch händisch Tags vergeben werden, die eine Strukturierung und Zuordnung von Dokumenten nach für die Kanzlei relevanten Kriterien ermöglichen.“

Die aktuelle Version der Enterprise Search Software für Rechtsanwälte verfügt auch über die Möglichkeit, Notizen zu den einzelnen Dokumenten hinzuzufügen, die dann ebenfalls mittels Volltextsuche durchsucht werden können. Ein Plus, wenn es um Zusammenarbeit und Wissensmanagement geht.

Datensicherheit wird großgeschrieben

„Gerade im Rechtsbereich spielen oft heikle Themen eine große Rolle. Vertraulichkeit und Geheimhaltung im Umgang mit Klientendaten sind unumgänglich. Oft wird in diesem Zusammenhang der Punkt Datensicherheit angesprochen,“ meint Wendl. „Die Zugriffe auf die an searchit law edition angebundenen Quellen werden selbstverständlich auch hier über ein unternehmensinternes Berechtigungssystem geregelt, das dafür sorgt, dass Daten nicht in falsche Hände gelangen. Nur Mitarbeiter, die auf bestimmte Quellen und Ordner zugreifen dürfen, können diese auch über die Suchsoftware finden,“ versichert Wendl abschließend.