Wie Enterprise Search das Knowledge Management in Unternehmen verbessern kann?

Knowledge Management ist der Prozess, bei dem aus Wissen Wert geschöpft wird, indem es für jeden in einer Organisation zugänglich gemacht wird. Vor der Pandemie war es für Mitarbeiter einfacher Wissen untereinander mithilfe von Interaktionen auf dem Arbeitsplatz zu teilen. COVID-19 hat die Mitarbeiter aber schnell ins Home-Office geschickt und den Unternehmen die Notwendigkeit einer effektiven Wissensbasis vor Augen geführt. Unternehmen haben in der heutigen „Always-on“-Welt sehr viele Daten zur Verfügung. Wenn diese aber nicht richtig kontextualisiert werden, bleiben sie ineffektiv und wenig nützlich.

von Kristina @searchit | Jul 23, 2021 | Enterprise Search

Die Pandemie verursachte die tiefste wirtschaftliche Störung seit dem Zweiten Weltkrieg, die sowohl das Angebot als auch die Nachfrage beeinträchtigt hat und Umsatzeinbrüche und Pleitewellen verursacht hat. Als Konsequenz wurden Millionen von Arbeitsplätzen weltweit vernichtet. Die Unternehmen haben einen abrupten und massiven Wissensverlust erlebt. Der Ausfall von Personal und der Mangel an Kommunikation durch die dezentral im Homeoffice arbeitenden Mitarbeiter macht es noch schwerer effektives Knowledge Management zu betreiben. Notwendige Informationen, die bis jetzt einfach zugänglich waren, waren nicht mehr so schnell erreichbar. Oder – im schlimmsten Fall – gar nicht mehr auffindbar.

Warum ist Enterprise Knowledge Management so wichtig?

Jeder Mitarbeiter generiert Tag für Tag eine unglaubliche Menge an Wissens- und Daten-Output in den diversen unternehmensinternen Informationssystemen. Nach einer Schätzung der „International Data Corporation“ wird die globale Datenmenge von 33 Zettabyte im Jahr 2018 auf 175 Zettabyte im Jahr 2025 steigen, wobei ein Zettabyte einer Milliarde Terabyte entspricht. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass selbst kleine und mittelständische Unternehmen bereits Dateien im einstelligen Millionenbereich produzieren. Bei Konzernen und international agierenden Organisationen liegt die Menge im Milliardenbereich. Die Dateien werden auf diverse heterogene Informationssysteme wie Dateiserver, Intranet- und Groupware-Systeme, WIKIs und Produktionsdatenbanken und ähnliche Systeme verteilt. Das Durchsuchen ist meist auf nur eine Datenquelle begrezt, die meisten Unternehmen benutzen aber im Schnitt um die 130 verschiedenen Tools und Software, um ihre Daten zu speichern. Darunter fallen etwa E-Mails, Datenbanken, Netzwerkfestplatten, Intranets, Websites, etc. Das alles verwandelt das Teilen von Unternehmenswissen in einen komplexen, zeitaufwändigen und extrem teuren Prozess.

Das Erfassen von Daten war noch nie so einfach. Die Optimierung und Kontextualisierung von diesen Daten ist jedoch ebenso wichtig wie ihre Erfassung, im Hinblick auf die Arbeitsproduktivität und daher Effizienz müssen sie immer leichter zugänglich gemacht werden. Studien zeigen, dass Mitarbeiter im Durchsnitt 1,8 Stunden pro Tag – oder 9,3 Stunden pro Woche mit der Suche und Beschaffung von Informationen verbringen. Das macht rund 30% des Arbeitstages aus. Schlechtes Knowledge Management beeinträchtigt die Entscheidungsfähigkeit der Mitarbeiter und führt zu Frustrationen im Arbeitsalltag. Vielen Unternehmen kostet das bares Geld in Form von verlorenem institutionellem Wissen und Produktivität. Wenn Mitarbeiter die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen, nicht finden können, ist das eine enorme Belastung für die gesamte Organisation.

Ein Entprise Search ROI-Rechner zeigt wie sich selbst geringe Suchzeiten von mehreren Mitarbeitern bereits zu tausenden Euro im Jahr an Ausgaben summieren.

Die Beziehung zwischen Enterprise Search und Knowledge Management

Knowledge Management hat zum Ziel das gesamte unternehmensinterne Wissen in neuen Produkten, Prozessen, Dienstleistungen und Geschäftsfeldern umzusetzen. Das Wissen in Organisationen soll transparent gemacht werden und den richtigen Mitarbeitern leicht und schnell zugänglich sein. Auf diese Weise wird ein unternehmensinterner und unternehmensübergreifender Transfer von „Best Practises“ und Prozess-Know-How möglich, was direkt in einer gesteigerten Produktivität und Qualität resultiert.

Die Anwendung von Enterprise Search Lösungen erleichtert und verbessert den Prozess des Wissensmanagement in einer Organisation. Durch die Vereinfachung der Möglichkeit, Dokumente von überall im Unternehmen zu suchen, abzurufen, zu bearbeiten und zu archivieren, kann Software wie searchit die Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessern und den Entscheidungsprozess beschleunigen.

searchit ist eine unternehmensinterne Suchmaschine, die Daten aus den unterschiedlichsten Quellen – E-Mails, Dokumente, Datenbanken, Webanwendungen, etc. – blitzschnell durchsucht und diese durch KI-basierte Algorithmen analysiert und dem User in strukturierter, übersichtlicher Form präsentiert. Ziel ist es, die Zeit für Suchen und Öffnen von Dokumenten zu reduzieren und diese für sinnvollere, produktivere Aufgaben zu verwenden. Auf diese Weise wird nicht nur die allgemeine Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter erhöht, sondern auch die Kosten werden deutlich reduziert.

Enterprise Search für besseres Knowledge Management

Enterprise Knowledge Management ist in jeder Organisation wichtig. Effektives Wissensmanagement hilft Ihnen, das Rad nicht immer wieder neu erfinden zu müssen. Sie nutzen die kollektive Erfahrung Ihrer Mitarbeiter, um Ideen auszutauschen und Innovationen voranzutreiben. Enterprise Search Lösungen helfen Ihnen nicht nur besseres Knowledge Management zu betreiben, sondern hebt Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe der Produktivität, Zusammenarbeit, Effizienz und Relevanz des Erfolgs.