Damit 2025 ein erfolgreiches Jahr wird:
So steigern Sie die Effizienz im Büroalltag

Weniger suchen, das Richtige finden

Eine der größten Zeitfallen im Arbeitsalltag ist die Suche nach Informationen: In vielen Unternehmen verbringen Mitarbeiter häufig zu viel Zeit damit, Dokumente, E-Mails oder Dateien nach bestimmten Inhalten zu durchsuchen. Christoph Wendl, CEO der Wiener Iphos IT Solutions GmbH und Experte für Enterprise Search Lösungen, erklärt: „Ein effizientes Informationsmanagement in Unternehmen stellt sicher, dass alle relevanten Daten schnell und einfach zugänglich sind – damit jedes Teammitglied genau die Informationen findet, die es benötigt, um effizient zu arbeiten. Schließlich ist Effizienz, also die optimale Nutzung der vorhandenen Ressourcen, das Fundament für den Betriebserfolg.“ Mit einer quellenübergreifenden Volltextsuche liefert searchit Ihnen selbst bei großen Datenmengen in Sekunden die benötigten Informationen – über alle Speicherorte hinweg und unabhängig vom Dateiformat.

Grafische Filtermöglichkeiten nach Quelle, Datum, Dateiendung u.v.m. erleichtern die Navigation und das gezielte Finden von Informationen. Die KI-gestützte Relevanzbewertung stellt sicher, dass die wichtigsten Ergebnisse ganz oben angezeigt werden. Ob E-Mails, Dateien, ZIP-Archive oder Datenbankeinträge: Mit einer Enterprise Search Software wie searchit ist alles zentral und schnell abrufbar. „Mit searchit haben wir eine Plattform geschaffen, die der Standard-Suche von Windows und vielen Software-Lösungen nicht nur funktionell überlegen ist, sondern auch intuitiv von jedem Teammitglied problemlos genutzt werden kann,“ erklärt Wendl.

Digitalen Ballast abwerfen

Eine Frage, die Wendl und sein Team neuen Kunden im Erstgespräch häufig stellen: „Hand auf’s Herz: Wie viele der Daten auf Ihrem digitalen Arbeitsplatz benötigen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit wirklich? Und wie viele könnten problemlos gelöscht oder archiviert werden?“ Alte Projekte, Datei-Duplikate und irrelevante Dokumente nehmen nicht nur unnötig Speicherplatz weg, sie verlangsamen auch Ihre Systeme und treiben die Kosten für Datenspeicherlösungen in die Höhe. „In Zeiten steigender Energie- und Hardwarekosten ist dieser Faktor nicht zu vernachlässigen,“ gibt Wendl zu bedenken.

Zusätzlich steigt das Risiko, dass Mitarbeiter versehentlich veraltete Dateien nutzen – das wiederum kann Fehler, Missverständnisse und auch die verzögerte Fertigstellung von Projekten nach sich ziehen. Eine gezielte Bereinigung der Unternehmensdaten schafft Raum für Produktivität und sorgt für mehr Klarheit. Wer keine Motivation oder Ressourcen hat, diese Aufgaben rein händisch zu erledigen, für den ist eine moderne Enterprise Search Lösung die richtige Wahl. So bietet searchit spezielle Funktionen für die Speicherplatzverwaltung: Das entsprechende Plugin erkennt doppelte Dateien selbst bei unterschiedlicher Benennung oder verschiedenen Speicherorten. Die Visualisierung der Speicherbelegung erleichtert es, redundante Daten zu löschen und Speicherplatz freizugeben.

Routineaufgaben delegieren

Zu einem effizienten Dokumentenmanagement trägt auch die Automatisierung von Workflows wesentlich bei: Hier bietet searchit die Möglichkeit, Datenbestände basierend auf Inhalt, Dateityp oder Metadaten automatisch zu taggen und zu kategorisieren. So können etwa Beschwerdemails automatisch erkannt oder auch Rechnungen und Berichte automatisiert nach Datum abgelegt werden. Solche KI-basierten Funktionen minimieren den Aufwand für die manuelle Verwaltung und unterstützen die Einhaltung klarer Ablagestrukturen. „Wer seinen Mitarbeitern smarte Tools zur Erledigung der Routineaufgaben bereitstellt, gibt ihnen auch mehr Zeit für ihre Kernaufgaben,“ verdeutlicht Wendl abschließend.