Wie Enterprise Search Corona-bedingte Mitarbeiter- und Kompetenz-Verluste ausgleichen kann

„Man kann sich das als einen gigantischen Datenstrom im Umfang von zig Millionen Wörtern pro Jahr vorstellen, zu dem auch die Datenflüsse von Kunden, Lieferanten, Mitbewerbern und Behörden kommen“, erklärt Christoph Wendl, CEO des Wiener IT Unternehmens Iphos IT Solutions, den Entwicklern der innovativen unternehmensinternen Suchmaschine searchIT. „Das exponentielle Daten-Wachstum, also dass sich die weltweite Datenmenge in immer kürzeren Abständen verdoppelt, kennen wir bereits aus diversen Studien von Festplatten- und Speicherherstellern. Aber auch unsere Erfahrung zeigt, dass selbst mittelständische Unternehmen bereits Dateien im einstelligen Millionenbereich produzieren – zumeist auf diverse heterogene Informationssysteme wie Dateiserver, Intranet- und Groupware-Systemen, WIKIs und Produktionsdatenbanken und ähnlichem verteilt. Mit den Daten aus dem Kommunikationsbereich, wie E-Mails, Chatprotokollen, etc. liegt die Menge auf schon im zweistelligen Millionenbereich, bei Konzernen und international agierenden Organisationen im Milliardenbereich.“

„Das Problem an diesen Datenmengen ist“, so Wendl weiter, „dass es schwierig ist, das so gesammelte Wissen auf herkömmliche Art und Weise abzurufen und zu verknüpfen. Das Durchsuchen ist meist nur auf eine Datenquelle begrenzt, wurde unterschiedliche Software zur Erstellung genutzt, wird die Suche nach unternehmensinternem Wissen zu einer äußerst komplexen und extrem zeitaufwendigen – und damit natürlich teuren – Angelegenheit.“ Durch Corona wurde diese ohnehin schon schwierige Situation weiter verschärft. Lange, krankheitsbedingte Ausfälle von Mitarbeitern, aber vor allem durch oft notwendig gewordene Personaleinsparungen lassen den von diesen geleisteten Input brachliegen. Theoretisch ist deren Wissensleistung für das Unternehmen wohl vorhanden, das zielgerichtete und zeitnahe Auffinden der Daten allerdings oft nicht gegeben. Produktivität und Qualität der davon betroffenen Unternehmen leiden, was auch Auswirkungen auf die Gewinne der ohnehin durch die Corona-Krise angeschlagenen Unternehmen haben kann.

„Menschen orientieren sich bei der Durchführung ihrer Arbeit gerne an bereits erprobtem Wissen. Lösungsstrategien und Daten, die bereits in der Vergangenheit erfolgreich und nützlich waren, werden im Optimalfall wiederverwendet. So muss man das Rad nicht ständig neu erfinden. Hier kommen nun Suchmaschinen wie searchIT ins Spiel,“ so Wendl.

Gegensteuern mit unternehmensinternen Suchmaschinen

Unternehmensinterne Suchmaschinen bieten eine zuverlässige Möglichkeit, dem Wissensverlust durch ausscheidende Mitarbeiter entgegenzutreten. Daten aus den unterschiedlichsten Quellen – E-Mails, Dokumente, Datenbanken, Webanwendungen, etc. – werden blitzschnell durchsucht und durch KI-basierte Algorithmen analysiert und dem User in strukturierter, übersichtlicher Form präsentiert. „Im Internet, der mächtigste Datenstrom, wird bereits seit über 25 Jahren erfolgreich auf dieses Konzept gesetzt. Wir alle zapfen über Google und Co. täglich bestehende Datenströme an, um Informationen zu finden. Mit firmeninternen Suchmaschinen, sogenannten Enterprise Search Engines, lässt sich dieses Prinzip auch für Unternehmen nutzbar machen,“ erklärt Wendl. Mitarbeiter verbringen schon in Nicht-Krisenzeiten eine Unmenge an Zeit mit der Suche nach Dokumenten, E-Mails, etc. im unternehmensinternen Datenstrom. Jetzt kommt der Ausfall von Personal dazu, oft auch noch ein Mangel an Kommunikation durch die dezentral im Homeoffice arbeitenden Mitarbeiter. Das kostet Unternehmen eine Menge Geld. Enterprise Search Lösungen ermöglichen es, mit weniger Personal vorhandenes Wissen effizienter zu nutzen.

Neuerdings sind solche Suchtechnologien auch für kleinere Unternehmen leistbar geworden. Neben dem schnellen Durchsuchen des internen Datenstroms auf Knopfdruck, bieten diese Suchbegriff-basierten Enterprise Search Lösungen wie searchIT auch die Möglichkeit, diesen zu lenken und zu klassifizieren. Automatisiertes Sortieren von Dokumenten und Informationen nach Suchbegriffen spart zusätzlich Zeit und erhöht den produktiven Output, aber auch den Wissenstand der Mitarbeiter.

„Wir haben es uns mit der Enterprise Search Lösung searchIT zum Ziel gesetzt, eine unternehmensinterne Suchmaschine zu schaffen, die selbst kleinen Unternehmen den Einsatz dieser bahnbrechenden Technologie erlaubt. Die Einstiegskosten sind gering – die Investition amortisiert sich durch die gesparte Arbeitszeit praktisch vom ersten Tag an. Wer jetzt nicht in Technik investiert, muss aufpassen, dass der Wissensverlust nicht zu weiteren Zusammenbrüchen führt,“ ist Wendl überzeugt.