Mit Enterprise Search im Corona-Lockdown zu effizienterer Steuerberatung

Paradox: Informations-Mangel und -Überschuss in Corona-Zeiten

Gerade in den Zeiten von Covid-19 kommt es für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer zu einem auffälligen Paradoxon: Einerseits sind benötigte Unterlagen und Wissen aufgrund von Kündigungen, Kurzarbeit, Home-Office und Betriebstättenschließungen oftmals schwerer zugänglich. Beispiele sind Dokumente (postalische Anschreiben, Verträge, Rechnungen, etc.), die nur in gedruckter Form am Standort aufliegen. Relevante Daten und Inhalte können sich auch über viele Datenquellen im Unternehmen, wie etwa E-Mails, Netzwerkfestplatten, Datenbanken, Clouds, Online-Quellen wie etwa Intranets, Wikis, oder Websites, u.v.m., verteilen.

Andererseits können bei bestehendem Zugang einzelne Unterlagen oft schwer auffindbar sein bzw. komplexe Sachverhalte (z.B. für die Gutachtenerstellung oder verschiedenen Prüfungen) nur mit entsprechendem Mehraufwand durchschaut werden. Durch die zuletzt vermehrten Kündigungen oder Freistellungen von Mitarbeitern verlieren Steuerberater und Wirtschaftsprüfer in Corona-Zeiten auch oft ihre Ansprechpartner im Unternehmen für tiefergehende Rückfragen oder erhalten nicht alle relevanten Informationen. In Summe entsteht ein Mehraufwand und ein höherer Grad an Fehleranfälligkeit. Hinsichtlich rechtlicher Verantwortung und Berufsethos ergibt dies erschwerte Voraussetzungen für die Branche.

Die Corona-Wehen im Griff mit Enterprise Search

Enterprise Search, also der Einsatz einer unternehmensinternen Suchmaschine, kann hier Abhilfe schaffen. Eine moderne Inhaltssuche über alle Datenquellen im Unternehmen (z.B. E-Mails, Datenbanken, Clouds, Netzwerkfestplatten, Online-Quellen, u.v.m.), die schnell und übersichtlich alle relevanten Dokumente und Informationen zeigt, spart Arbeitszeit und erhöht die (auch rechtlich relevante) Vollständigkeit. Eine Reihe von Herstellern bieten Enterprise Search Lösungen mit Zusatzfunktionen an, die speziell in der aktuellen Situation und für die Branche gut einsetzbar sind. Die wichtigsten Beispiele sind:

• integrierte OCR Systeme, um automatisch Scans und Bilder von Texten (etwa postalische Rechnungen, Kundenkorrespondenzen, Verträge, oder Behördenanschreiben) zu durchsuchen,
• Auszüge-Module, für das Durchsuchen, Strukturieren und intelligente Querverlinken von Registern wie etwa Grundbüchern, Firmenbüchern, etc.,
• Ablagen-Zugänge, für das Durchsuchen und Strukturieren von Rechnungen, Personalablagen, Verträgen, Arbeitszeitaufzeichnungen, u.v.m.,
• Dokumente Clustering, für das Kategorisieren von Unterlagen nach Themen und Bereichen,
• DSGVO Module, für rechtskonforme Begutachtungen, Reports und Löschungen personenbezogener Daten;

Kauf-Tipps für Steuerberater & Wirtschaftsprüfer

Vor dem Kauf einer Suchmaschine sollten Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer aus mehreren Gründen, wie etwa Funktionalität, Wirtschaftlichkeit und (rechtlicher) Sicherheit unbedingt die folgenden Tipps berücksichtigen:

• Funktionen, Leistungsumfang & Anforderungen definieren: Faktoren wie die User-Anzahl, Implementierungsvarianten (etwa in der Cloud oder als Appliance), oder Leistungspakete und Zusatzfunktionen haben große Auswirkungen auf Preis, Benutzbarkeit und Zukunftssicherheit. Wichtig ist hier eine Unter- (günstig, aber schlecht benutzbar) oder Überdimensionierung (zu teuer) des Systems zu vermeiden.
• System-Integration durchdenken: Viele Suchmaschinen-Anbieter sind flexibel in der Implementierung. Die Suchmaschine kann zum Beispiel auf Servern, in der Cloud, oder als Appliance direkt im Office laufen. Aspekte wie Datensicherheit, Schnelligkeit, Systemstabilität und laufende Kosten sollten gegeneinander abgewogen werden, um zu einer fundierten Entscheidung zu kommen. Gute Anbieter sollten ihre Kunden dabei tiefgehend beraten und unterstützen.
• Preise vergleichen und Zusatzkosten mitbedenken: Vergleichbare Produkte haben im relativ jungen Enterprise Search Markt stark unterschiedliche Preise, die schnell mehrere zehntausend Euro Differenz ausmachen können. Bei der Wahl des optimalen Preismodells sind Faktoren wie etwa Mieten zu relativ geringen Kosten oder direkt Kaufen zu einem höheren Preis wie auch inkludierte Leistungen (zum Beispiel laufender Support, garantierte Updates, etc.) zu bedenken. Je nach Anbieter fallen auch Zusatzkosten für die Implementierung im Unternehmen oder für etwaige Erweiterungen an.
• Sicherheit, Zukunftssicherheit & Skalierbarkeit: Sicherheit sollte höchste Priorität haben, schließlich geht es um absolut kritische Systeme (Zugang zu vielen Datenquellen im Unternehmen). Eine entsprechende Absicherung ist daher ein Muss. Zusätzlich sollte es leicht und kostengünstig skalierbar sein, um den Unternehmen Zukunftssicherheit zu bieten und mit deren Wachstum Schritt halten zu können.
• Testen, testen und nochmal testen: Optimal wird je nach Möglichkeit vorab getestet. Denn viele Vor- und Nachteile einer Enterprise Search Lösung kommen erst im praktischen Einsatz so richtig ans Licht.