searchit 2.6: Das sind die neuen Funktionen der etablierten Enterprise Search Software

Den Zeitaufwand des Suchens und Öffnens von Dokumenten zu verkürzen – dieser Aufgabe hat sich Iphos IT Solutions mit der Suchsoftware searchit gestellt. Durch die Anbindung von nahezu allen in Unternehmen vorhandenen Datenquellen stellt searchit eine zentrale Suchoberfläche über viele dezentrale Quellen dar. So können Daten mittels der schnellen Volltextsuche gleichzeitig über alle angebundenen Quellen durchsucht und die gewünschten Inhalte rasch gefunden werden. Speziell im Homeoffice sahen viele Unternehmen eine enorme Erleichterung des Wissens- und Dokumentenmanagements durch die zentrale Suche von searchit.

Optimiertes Wissensmanagement durch Anmerkungen

Ein neues Feature von searchit, das in Richtung besseres Knowledge Management abzielt, ist die Möglichkeit, Suchergebnisse mit Anmerkungen zu versehen. Diese können sowohl Korrekturvorschläge, ToDos, Ideen für eine Überarbeitung und Notizen jeglicher Art enthalten. Die Anmerkungen können in Echtzeit von Kollegen eingesehen und bei Suchanfragen ebenfalls durchsucht und gefunden werden.

Verbesserte Accessibility

searchit 2.6 sorgt für eine verbesserter Accessibility des Web-Interfaces. Die Oberfläche wurde dabei dahingehend optimiert, eine größere Anzahl an Screen-Readern für Benutzer mit Seheinschränkungen zu unterstützen – ein großer Schritt in Richtung Barrierefreiheit.

Nicht nur eine Suche

searchit bietet allerdings nicht nur eine komfortable Suche mit zahlreichen, intuitiven Filtern, die ständig erweitert werden. Durch verschiedene Automatisierungen im Dateihandling und der Datenklassifizierung, sowie Funktionen zur Überprüfung der Datenintegrität ist searchit ein vollwertiges Dokumentenmanagement-System und lässt sich auch im Bereich Langzeitarchivierung kostengünstig einsetzen.

Speicherplatzverwaltung und Dubletten-Suche

„Die ständig wachsende Menge an Daten und Dokumenten, mit denen Unternehmen tagtäglich konfrontiert sind, war mit eine der Hauptmotivationen für die Entwicklung von searchit,“ so Christoph Wendl, CEO des Wiener IT-Unternehmens Iphos IT Solutions. „Das ist nicht nur eine Belastung für die Mitarbeiter, sondern auch für die technische Infrastruktur. Mit der Version 2.6 haben wir nun eine Möglichkeit geschaffen, hier Ressourcen zu sparen. Das Plugin „Speicherverwaltung“ unterstützt Unternehmen dabei, den Speicheraufwand so gering wie nur möglich zu halten.“ Durch einen speziell für das searchit Plugin „Speicherverwaltung“ entwickelten Algorithmus, werden alle angebundenen Dokumente auf Duplikate hin überprüft. Der Algorithmus berechnet für jedes Dokument eine sogenannte Checksumme und speichert diese in den Index – ist nach der Indizierung eine Checksumme mehrfach vorhanden, handelt es sich um exakte Duplikate eines Dokumentes. Selbst wenn die Kopie eines Dokuments an einen anderen Speicherort verschoben oder umbenannt wurde, kann searchit erkennen, dass es sich um ein Duplikat handelt.

Mit der Speicherplatzvisualisierung punktet searchit auch in der grafischen Darstellung des belegten Datenspeichers. Egal ob die Aufteilung von duplizierten Dokumenten prozentuell oder anhand des dafür benötigten Speichers dargestellt werden soll – das Speicherplatzverwaltungs-Plugin ermöglicht ein strukturiertes Aufräumen von Datenspeichern. Damit bleibt diese undankbare Aufgabe nicht mehr nur an den IT-Administratoren hängen. Auch Fachabteilungen können so doppelte Dokumente rasch und einfach auffinden und für nicht mehr benötigte Kopien Löschanfragen stellen. Das Löschen von Dateien kann wahlweise über ein 4-Augen-Prinzip durchgeführt werden: Jeder Löschantrag muss dabei von einem autorisierten Benutzer freigegeben werden.

„Das Auffinden von Doubletten war ein oft an uns herangetragener Wunsch von Kunden. Denn hier geht in den meisten Organisationen viel Speicherplatz verloren. Das kostet Geld in der Anschaffung zusätzlicher Infrastruktur, aber auch für die Energiekosten im laufenden Betrieb der Server und Storage-Lösungen. In Zeiten wie diesen ein wesentlicher Faktor,“ so Wendl abschließend.