Zeitaufwand für Dokumentensuche im Homeoffice reduzieren

Lockdown folgt auf Lockdown, Diskussionen zu verpflichtendem Homeoffice wo möglich, um nicht zwingend notwendige Kontakte einzuschränken und die Mobilität zu verringern – Corona hat die Welt weiter fest im Griff. Viele Unternehmen sind dem Aufruf, ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen, gefolgt, beklagen allerdings eine rückläufige Produktivität im Homeoffice. Das muss nicht sein. Enterprise Search Lösungen wie searchit können den Suchaufwand drastisch verringern.

von Michaela @searchit | Apr 23, 2021 | Corona, Enterprise Search

Suchaufwand im Homeoffice gestiegen

„Die IT-Infrastruktur vieler Unternehmen war nicht auf die dezentrale Arbeitssituation, die uns die Pandemie beschert hat, eingestellt. Das fing bei fehlenden oder nicht optimal konfigurierten Terminalservern und Firmennotebooks an, und ging bis zu Sicherheitsfragen in der Kommunikation. Auch der Zugriff auf Daten und Dokumente gestaltete sich problematischer,“ berichtet Christoph Wendl, CEO des Wiener IT-Unternehmens Iphos IT Solutions und Entwickler der innovativen Enterprise Search Software searchit aus der Praxis. „Viele unserer Kunden haben in den letzten Monaten davon berichtet, dass sich die Suche im Homeoffice als schwieriger gestaltet hat, dass ungleich mehr Zeit für Suche nach Dateien und Inhalten aufgewendet wird als es vor Ort in den Büros der Fall war.“

Enterprise Search Software spart Zeit und Geld

Enterprise Search Lösungen, wie die unternehmensinterne Suchmaschine searchit, die nicht nur eine schnelle Volltextsuche, sondern unter anderem auch Unterstützung im Dokumentenmanagement und der Datenklassifizierung bringt, kann hier Abhilfe schaffen. „Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass der Suchaufwand in Unternehmen und Organisationen durch den Einsatz einer Enterprise Search Software um bis zu 70 Prozent reduziert werden kann. Das bringt deutliche Einsparungen an Arbeitszeit und damit natürlich auch Geld,“ weiß Wendl. „Gerade im Homeoffice, wo man sich nicht schnell mal zum Kollegen umdrehen und nachfragen kann, wo der denn das letzte Angebot, den Jahresbericht aus 2020 oder ein anderes Dokument gespeichert hat, erleichtert eine Volltextsuche mit intuitiven Filtermöglichkeiten und schneller Vorschau die tägliche Arbeit. Auch die automatisierte Klassifizierung von gescannter Briefpost mit Weiterleitung an die betroffenen Mitarbeiter ist gerade in Zeiten wie diesen ein echter Gewinn,“ so Wendl weiter.

Zeitsparen beim Öffnen von Dokumenten

searchit findet nicht nur schnell wonach die Mitarbeiter vom Arbeitsplatz daheim aus suchen, auch der Zeitraum bis zum Öffnen der gefundene Dokumente ist deutlich kürzer. Tests der Suchsoftware searchit haben gezeigt, dass User bis zu 36% der notwendigen Zeit bis zur Anzeige eines Dokuments sparen können. „Das rechnet sich schnell,“ so Wendl. „Vor allem, wenn man bedenkt, wie viel Zeit bei der herkömmlichen Windows-Suche schon alleine dafür aufgewendet werden muss, das richtige Dokument bzw. die richtige Version davon zu finden.“

Dezentrale Suche für viele Einsatzmöglichkeiten

Nicht nur das Homeoffice macht einen schnellen, dezentralen Zugriff auf Dokumente nötig. Über die Pandemie hinausgedacht, ist eine schnelle Suche über sämtliche Unternehmensdaten auch für den Einsatz über mobile Geräte von unterwegs aus von Vorteil. Ob es sich dabei um Sales-Mitarbeiter handelt, die bei einem Termin schnell alle notwendigen Kunden- bzw. Vertragsdaten bei der Hand haben wollen, oder Projektleiter, die vor Ort auf Baustellen Zugriff auf Korrespondenz, Pläne, etc. benötigen – eine top Enterprise Search Lösung hilft in vielen Situationen Zeit und Geld zu sparen.