Punktgenau finden
In der Praxis ist der Neustrukturierungsprozess von Informationen und Informationsströmen jedoch sehr zeitintensiv und mit vielen Hindernissen verbunden. Die Einführung neuer Technologien scheitert nicht selten an einem hohen Komplexitätsgrad und einer geringen Akzeptanz der Mitarbeiter, welche sich an etablierte Speichermethoden und Prozesse wie beispielsweise Fileserver jahrelang gewöhnt haben. Unsere einfache und flexible DMS Software „searchIT“ verschafft hierbei schnelle Abhilfe.
Unerwartete Kosten
Lange Umstellungsprozesse bringen hohe indirekte Kosten mit sich. Auch die oft zwingend notwendige Erfassung von Metadaten, wie beispielsweise die Vergabe von Schlagworten oder Kategorisierung durch Tags, ist im laufenden Betrieb sehr zeitaufwändig. Wir reduzieren gezielt Kosten im Betrieb, als auch bei der Anschaffung des DMS Systems.
searchIT - die Lösung
Um das Problem der schnellen und zielgerichteten Auffindbarkeit von Dokumenten und Dateien zu lösen, stehen bereits bessere Methoden zur Verfügung, wie der Einsatz von unternehmensinternen Suchmaschinen. Ähnlich wie es im Internet schon seit Jahrzehnten Gang und Gebe ist, ermöglicht die Suchmaschine searchIT unternehmensintern die Durchsuchbarkeit von großen Dokument- und Informationsbeständen.
Unsere Lösungsansätze
Dokument-Management neu gedacht
Dabei ist es unerheblich wo die Dateien und Informationen abgespeichert sind und welches Ordnungssystem dabei verwendet wurde. In Bruchteilen einer Sekunde können Millionen Dokumente durchsucht werden.
DMS Software mit vielen Datenquellen
Ein zusätzlicher Vorteil der Suchmaschine besteht darin, dass viele unterschiedliche Quellen durchsucht werden können. Egal ob es sich um Fileserver, Datenbanken, Email-Server oder sonstige Informationssystem handelt, searchIT kann nahezu jede Informationsquelle indizieren.
Inhomogene Quellen, keine Hürde
Im Unterschied zu einem Dokument-Management-System zwingt die Suchmaschine Ihre Mitarbeiter nicht dazu die Informationen nach einem fixen und limitierenden Schema ab zu speichern. Als fortschrittliche Software zur Dokumentenverwaltung extrahiert searchIT Informationen und Metadaten auch aus inhomogenen Informationsquellen und ermöglicht anschließend eine strukturierte Auffindbarkeit. Das ist Dokumenten Management neu gedacht.
Eine Fülle an Funktionen
Nach Suchbegriffen filtern
Um in umfangreichen Datei-Sammlungen genau die richtigen Dokumente zu finden, stehen verschiedene Filter-Technologien in der Dokumentenmanagement Software zur Verfügung. Zum einen können Suchbegriffe unter der Verwendung von UND-, ODER – und NOT-Filtern beliebig kombiniert, bzw. auch ausgeschlossen werden.
Erweiterte Filter im DMS System
Zum anderen stehen erweiterte Filter nach Datei-Type, Größe, Datum, Autor oder Geo-Koordinaten zur Verfügung. Durch die Anbindung von individuellen Synonym-Datenbanken können beispielsweise im Zuge der Suche in der DMS Software Artikel-Nummern in Produkt-Bezeichnungen und vice versa umgewandelt werden.
Eine fortgeschrittene DMS Software
Zusätzlich ermöglichen künstliche Intelligenz Algorithmen die Extraktion von Themen und die automatische Klassifizierung von Dokumenten (Beispielsweise zur Erkennung von Rechnungen, Angeboten oder Beschwerde-Emails), was die Suche und Auffindbarkeit von Informationen zusätzlich erleichtert.
Struktur- und Daten-Transformation
Strukturieren leicht gemacht
searchIT beherrscht im Gegensatz zu Dokument-Management-Systemen noch sogenannte Struktur- und Daten-Transformationen. Dabei kann beispielsweise eine unstrukturierte Ordner-Struktur eines File-Servers in eine strukturierte Ordner-Struktur übergeführt werden und dabei Dateien anhand extrahierter Kriterien neu klassifiziert werden.
Automatisierung auf hohem Niveau
Dabei werden dann neue Ordner je nach Klassifizierungskriterium angelegt und die Daten entsprechend eingeordnet. Soll die neue Struktur parallel zu der alten existieren, so kann mit Datei-Verknüpfungen (Shortcuts) gearbeitet werden, was eine Duplizierung der Daten erspart.
DMS zur Klassifizierung: Ihre Vorteile
Als Klassifizierungskriterien können neben automatisch extrahierten Metadaten wie Autor, Datum, Dateityp, etc. auch Suchbegriff-basierte Klassifizierungen verwendet werden. Durch den zusätzlichen Einsatz von künstlichen Intelligenz Algorithmen können Dokument-Inhalte automatisch kategorisiert und Themen extrahiert werden. Anwendungsfällen wären beispielsweise die Extraktion von Beschwerde-Emails, oder die automatische Ablage von extrahierten Rechnungen nach Jahreszahlen.
Kontakt
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